Sering mendengar pengerjaan suatu proyek IT atau aplikasi dg pembiayaan bulk atau nilai total dari proyek. Seperti misalnya, saat suatu perusahaan ingin memiliki website maka dicarilah teman yg biasa membuat website. Saat ditanya berapa biayanya, pembuatnya langsung bilang suatu nominal misalnya 5 juta rupiah. Saat ditanya kenapa biayanya segitu, jawabannya hanya “biasanya memang segitu”.

Hal ini akan menyulitkan pembuatnya jika ternyata ekspektasi pemilik perusahaan berbeda jauh dengan yg dibuatnya. Sebagai contoh, pemilik perusahaan membayangkan website itu spt amazon.com, ada transaksi jual beli didalamnya. Sementara pembuatnya hanya memberikan website 1 arah untuk pengumuman saja, spt normal default wordpress.com.

Untuk menghindari perbedaan persepsi tersebut, biasanya dibuat suatu kesepakatan tertulis yang menjelaskan tentang “barang” yang akan dibuat. Berikut adalah flowchart yg menjelaskan urutan pengadaan suatu proyek IT atau jasa aplikasi.

Proses dibagi menjadi 2, yaitu proses pengadaan (fulfillment) dan proses pelayanan (assurance). Dalam proses fulfillment terdapat 2 buah dokumen, yaitu:

1. Dokumen IT Blueprint (atau beberapa literatur menyebutnya dokumen SRS atau Software Requirement Specification) yang berisi kesepakatan mengenai barang/jasa yang akan dibuat, dan
2. Dokumen serah terima pekerjaan yang melampirkan juga dokumen uji terima yang menandakan bahwa barang/jasa yang dibuat telah sesuai dengan dokumen IT Blueprint

Sementara itu, dalam proses assurance terdapat 3 buah dokumen, yaitu:

1. Dokumen PIR (Post Implementation Review) yg berisi peninjauan kembali barang/jasa yg telah digunakan oleh user, untuk memastikan bahwa barang/jasa masih tetap sesuai dg kebutuhan user,
2. Dokumen Laporan Kinerja yg berisi laporan berkala tentang kinerja barang/jasa yang digunakan
3. Dokumen Analisa Layanan yg berisi hasil analisa atas dokumen laporan kinerja

Setelah ini kita akan membahas tentang format pengajuan proyek, yg sering disebut dg BoQ atau Bill of Quantity