Dalam beberapa dekade ini sudah banyak inisiatif untuk mengumpulkan seluruh metadata dari katalog di seluruh tempat, seperti misalnya Portal Garuda (garuda.dikti.go.id) yang bertujuan untuk mengumpulkan index dari seluruh karya tulis ilmiah Indonesia ke dalam satu wadah agar saat seseorang ingin mencari suatu karya tulis tinggal mencarinya di satu tempat yaitu Portal Garuda. Contoh lainnya adalah KIN atau Katalog Induk Nasional (kin.pnri.go.id) yang bertujuan untuk mengumpulkan metadata seluruh katalog buku yang ada di Indonesia ke dalam satu wadah agar saat seseorang ingin mencari suatu buku tinggal mencarinya di satu tempat untuk mengetahui di perpustakaan mana buku tersebut tersedia.

Pengumpulan metadata secara terpusat (sentralisasi) ini memiliki berbagai kelebihan termasuk di dalamnya adalah kemudahan dalam mencari suatu referensi, baik referensi karya tulis maupun referensi dalam bentuk buku atau e-book. Namun kekurangan dari sistem terpusat ini adalah terlalu banyaknya data yang keluar saat dilakukan pencarian, sehingga memperlama waktu bagi user untuk mencari referensi yang benar-benar dibutuhkan dan tersedia di area yang berdekatan dengan lokasi user.

Untuk itulah dikembangkan ide berbagi metadata secara parsial dan terdistribusi. Secara parsial berarti penyedia metadata (data provider) memiliki kewenangan untuk memilih jenis katalog apa saja yang akan dibagi dengan pengambil metadata (data harvester) lain. Jadi tidak seluruh katalog dibagi ke data harvester lain. Seperti misalnya, jenis katalog laporan magang bisa dibagi untuk data harvester lain tapi jenis katalog skripsi tidak boleh dibagi ke data harvester lain. Hal yang sama juga berlaku untuk data harvester, dimana harvester bisa memilih data provider mana saja yang ingin diambil metadata-nya, dan dari data provider tersebut jenis katalog apa saja yang ingin diambil metadatanya. Misalnya kita sebagai harvester dapat memilih provider yang setipe dengan bidang studi kita dan juga mencari jenis katalog yang sesuai dengan kebutuhan kita.

Terdistribusi berarti sistem berbagi metadata dilakukan secara merata dimana tidak ada pusat yang mengatur pembagian ini dan kendali diserahkan pada setiap node secara independen atau autonomous. Kelebihan dari sistem terdistribusi ini adalah kita bisa menentukan katalog apa saja yang ingin kita ambil sehingga sistem pencarian menjadi lebih efisien dan efektif.

Telkom University Open Library, sebagai platform distributed knowledge management system disediakan secara free untuk mengakomodasi kebutuhan tersebut, dan dengan desain OTS (Off The Shelf) memberikan keleluasaan bagi admin untuk mengatur hampir segalanya.

http://openlibrary.telkomuniversity.ac.id

http://facebook.com/TelkomOpenLibrary

happy sharing !